PINAR

El Archivo General de la Nación en desarrollo de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, especialmente el Artículo 4 “Principios Generales”, de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, especialmente en el Artículo 16 “Archivos” y del Decreto 2609 de 2012, principalmente el Artículo 8 “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”; presenta el siguiente Manual que servirá de base para la formulación, aprobación, seguimiento y control del Plan Institucional de Archivos - PINAR.

Este Plan debe ser el resultado de un proceso dinámico  al interior de las entidades, que requieren de la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la alta dirección y los responsables de las áreas de archivo, tecnología, planeación, jurídica y los productores de la información, entre otros; con el fin de orientar los planes, programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar la función archivística de la entidad en un periodo determinado.

Para la formulación de este Manual, se tuvieron en cuenta los lineamientos formulados por el Archivo General de la Nación para la función archivística, así como el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico – PIDA de México, con el objetivo de entregar una herramienta que pudiera servir de apoyo a la alta dirección de las entidades y organizaciones, en la planificación de la función archivística a través de la articulación, desarrollo, seguimiento y mejora de los planes, programas y proyectos.

Está dirigido a la Administración Pública en sus diferentes niveles; nacional, departamental, distrital, municipal; a las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por Ley; a las divisiones administrativas; a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Importancia y Beneficios del Plan Institucional de Archivos– PINAR

El Plan Institucional de Archivos – PINAR es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por las entidades.

Se resalta su importancia como soporte a la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública; y por lo mismo, las entidades deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de los mismos.

Con la implementación del Plan Institucional de Archivos –PINAR, las entidades tendrán los siguientes beneficios:

• Contar con un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de la función archivística.
• Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística.
• Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
• Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad organizacional.
• Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y modelos relacionados con la gestión documental y la función archivística.
• Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos formulados.