MEDICIÓN
DE ARCHIVOS
La presente
norma contempla métodos para la medición de archivos con documentación que se
encuentre en soporte papel, preferiblemente de tamaño carta u oficio.
La
metodología empleada en la elaboración de la norma consistió en pruebas de
campo en varios archivos, se analizaron los resultados obtenidos y a partir de
ahí, se establecieron promedios y fórmulas según el caso. También se tuvo en
cuenta la información de fabricantes de papel, estantería y unidades de
conservación y los datos suministrados por empresas de archivos.
Esta norma es
una herramienta que apoya el desarrollo de tareas, estudios y programas
encaminados a optimizar espacios y racionalizar costos y está orientada a
definir aspectos que faciliten la medición de archivos con base en las diferentes
formas volumétricas y características de los mismos, obteniéndose entre otros,
los siguientes beneficios:
Facilitar la
labor de planificación de tareas archivísticas como la organización,
conservación, descripción, restauración, microfilmación, digitalización, etc.
Diseñar y proyectar áreas de depósito para
archivos, teniendo en cuenta el volumen actual de documentos, peso, tipo de
estantería y crecimiento.
OBJETO
Esta norma específica
métodos para la medición de archivos con soporte en papel de manera fácil y
rápida, con un mínimo margen de error.
Se aplica a
todo archivo que contenga documentación con soporte en papel y preferiblemente
de tamaños carta u oficio, o ambos. En otros casos solo podrán aplicarse los
métodos de medición descritos en los numerales 3.1 y 3.2.
Es importante
tener en cuenta que, de acuerdo con las cifras obtenidas en las pruebas de
campo que se realizaron para la elaboración de esta norma, los resultados
pueden variar en un 10 % por encima o por debajo del valor calculado.
DEFINICIONES
Para los
efectos de esta norma se establecen las siguientes definiciones:
Archivo: conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Canto
o filo: corte, arista o borde de la documentación.
Depósito de
archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos de una
institución archivística. Debe reunir las condiciones medio-ambientales,
dotación, mantenimiento para el adecuado almacenamiento documental.
Documento: información
registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Para el caso del
soporte en papel, un documento puede estar conformado por uno o más folios.
Documento de
archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad
en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal
o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto
de conservación.
Entrepaño
o bandeja: cada una de las láminas horizontales de que consta interiormente un
anaquel o estantería para archivo.
Estantería
para archivo: mueble metálico con anaqueles y entrepaños o bandejas
para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Folio: hoja de
libro, de cuaderno, o de expediente, al que corresponden dos páginas.
Gramaje
de papel: peso en gramos por unidad de área (Un metro cuadrado). Los más
empleados son los de 35 g, 60 g, 75 g.
Medición
lineal: estimación comparativa de la longitud ocupada por la documentación
ubicada de filo o canto.
Soporte
documental: material físico sobre el cual se registra una información.
Unidad de conservación: cuerpo que contiene
en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación
entre otras, una caja, un libro o un tomo.
REQUISITOS ESPECÍFICOS
MEDICIÓN
POR FOLIOS
Cuantifica un
archivo en términos número de folios. Para efectos de esta medición de archivos
no se debe utilizar el término documento, en tanto que archivísticamente, este
puede estar conformado por uno o más folios.
Es la medida más exacta, pero también la más
dispendiosa de realizar, en especial cuando el archivo por medir posee una
cantidad grande de folios (1 millón o más); sin embargo, las otras formas de
medición también están orientadas a buscar una aproximación del tamaño de un
archivo en términos de folios.
MEDICIÓN EN METROS LINEALES
Es la más
aceptada archivísticamente debido a su precisión y facilidad para obtenerla. Se
mide con la documentación puesta de canto o filo.
La cantidad
de folios que contiene cada metro lineal varía de acuerdo con el gramaje del
papel. En el Anexo B de esta norma se relacionan algunos gramajes de los más
comunes con la cantidad promedio de folios por metro. Si el archivo por medir
contiene soportes con un gramaje diferente a los contemplados en el Anexo B, se
debe realizar un conteo folio a folio hasta dar la medida de un metro lineal y
así establecer un promedio más real.
Otro elemento
importante por tener en cuenta es el tipo de unidad de conservación en que está
almacenada la documentación: AZ, cajas de archivo, legajos empastados,
carpetas, etc., ya que cada una de estas tienen volumen diferente y ocupan
mayor espacio.
Una vez
determinado el número de metros lineales y obtenido el promedio de folios por
metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total
aproximado de hojas que componen el archivo.
La medición
en metros lineales da una idea del tamaño de un archivo sin necesidad de
trasladarlo a folios.
Q = # metros x PFM
Donde:
| |||
Q
|
=
|
Cantidad de Folios
| |
# metros
|
=
|
Número de Metros Lineales
| |
PFM
|
=
|
Promedio de Folios por Metro Lineal
| |
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