FONDOS ACUMULADOS
Los fondos acumulados son
documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional
sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los
fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del
Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración;
estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de
entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan
funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución
concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que
la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN?
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.
¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN?
Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.
Si
la última reestructuración de la entidad fue en el año 2000, esta fecha es el
punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institución y aplicarlas del
2000 hasta la fecha y a la vez será el punto de partida hacia atrás para
elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignación de
tiempos de retención y para la disposición final.
Para las entidades en proceso de
liquidación, fusión y privatización que no posean Tablas de Retención
Documental o que no las hayan aplicado a toda su producción documental será un
fondo acumulado.Igualmente,
se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación
producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que
actualmente la custodia.
¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS?
¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS?
La labor de organización de los
fondos acumulados requiere por lo menos de tres momentos: el establecimiento
del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia
institucional, la elaboración de un Plan Archivístico Integral y la ejecución
de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos.
El establecimiento del nivel de
organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico, para lo cual
se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre
la administración, estado de conservación y nivel de organización de la
documentación. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de
organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de
ejecución del mismo.
El
formato de diagnóstico que se ha implementado para la organización de los
fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en la
reciente publicación del Archivo General de la Nación: “Pautas para diagnóstico
integral de archivos” (JAIMES, GARCÍA, 2003). Esta etapa corresponde a una
labor previa al establecimiento del nivel de organización documental.
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